Guide: Sådan kommer du i gang med pulsundersøgelser

Har I besluttet at gå i gang med pulsundersøgelser, men mangler et klart afsæt? Her er de vigtigste beslutninger, I skal tage undervejs.

Nedenfor guider vi dig gennem de vigtigste trin til at starte din rejse med pulsundersøgelser, så du kan skabe et arbejdsmiljø, hvor dine medarbejdere trives.

Først og fremmest skal du klart definere, hvorfor du ønsker at udføre pulsundersøgelser. Er formålet fx at:

• Identificere stressfaktorer?

• Forbedre arbejdsmiljøet?

• Øge medarbejderengagementet?

At have et klart formål vil vejlede dig i hele processen. Det konkrete formål kan også opstå som følge af resultaterne i jeres seneste APV eller trivselsmåling.

Når du vælger en platform til dine pulsundersøgelser, bør du kigge mod Peoplexact, som er skræddersyet til pulsundersøgelser.

Du får en brugervenlig grænseflade, handlingsorienterede rapporter og mulighed for interne såvel som eksterne benchmarks, der effektivt belyser medarbejdertrivsel.

Platformen er fuldt ud GDPR-sikker og muliggør, at du med blot få klik kan lave din pulsundersøgelse.

Det kan fx både være for alle afdelinger i organisationen og igangsættes på forudbestemte tidspunkter på året. Det kan også bruges efter behov, hvis enkelte afdelinger eller hele organisationen har brug for opfølgningsmålinger.

Enkelte afdelinger eller områder kan også i perioder gennemføre flere pulsmålinger end resten af organisationen. Fx hvis dele af organisationen har et særligt fokusområde, eller dele af organisationen er mere vant til at arbejde med frekvente målinger.

Hos Rambøll skelner vi mellem teampuls og organisationspuls:

Organisationspuls måler frekvent medarbejdertrivsel, engagement og andre strategiske områder på tværs af hele organisationen. Indsigterne er derfor både relevante for HR, topledelsen og den enkelte afdelingsleder. Organisations-puls bruges typisk som en del af en større målingsstrategi, hvor målingsfrekvens er bestemt på forhånd for hele organisationen.

Teampuls er en måling hos en specifik enhed, afdeling eller område i organisationen. Fokus på emner, som enheden selv har mulighed for at påvirke eller opfølgning på tidligere resultater og handleplaner. Teampuls kræver typisk mindre planlægning, da målingen vedrører færre medarbejdere og ikke involverer initiativer for hele organisationen. Derfor kan undersøgelsen også bruges mere spontant og efter behov.

Beslut, hvor ofte du vil udføre pulsundersøgelserne. Hyppigheden afhænger af organisationens behov og evne til at reagere på resultaterne.

Mål ikke oftere, end der kan handles på resultaterne. Det er ikke frekvensen af målinger, der skaber måletræthed blandt medarbejdere. Det er manglende opfølgning på målinger.

Vi anbefaler, at man starter med en lavere frekvens og øger over tid, i takt med at organisationen lærer at arbejde med mere frekvente målinger. Et godt udgangspunkt er fx at måle 2-4 gange om året, hvor én af de fire undersøgelser er en fuld engagementsmåling eller trivselsmåling, som her kaldes baseline-målingen.

Baseline-målingen kan suppleres af 1-3 pulsmålinger i løbet af året, fx kvartals- eller halvårsmåling. I sådan et design kan pulsmålinger bruges til at følge op på indsatsområder, der er identificeret ved baseline-målingen, og gribe ind de steder, hvor der stadig er udfordringer.

Opret spørgeskemaer, der fokuserer på de områder, du ønsker at undersøge.

Husk både at stille spørgsmål til det, I ønsker at opnå (engagement, trivsel), og de emner som er vigtige for at fremme engagement og trivsel.

Måler man kun på resultatmål, får man ikke viden om, hvorfor medarbejdere er engagerede eller uengagerede, og det gør det svært at handle på.

Det er vigtigt, at medarbejderne føler sig trygge ved at dele deres ærlige svar. Vær opmærksom på at sikre medarbejdernes anonymitet for at opnå mere autentiske svar og data.  Ved brug af Peoplexact er alle medarbejdere sikret fortrolighed i undersøgelsen.

At indsamle data er kun en del af processen. Det er vigtigt at omsætte disse data til handling.

Analysér resultaterne, identificér tendenser og områder, der kræver forbedringer og justér i deres strategier og handleplaner for at fremme trivsel. Eller udarbejd nye handleplaner, hvis det er nødvendigt.

Peoplexact gør det let at komme hurtigt fra feedback til handling med en enkel, struktureret opfølgning, der hjælper ledere med at prioritere, tage ejerskab og handle konsekvent mellem målingerne.

Del resultaterne af pulsundersøgelserne med medarbejderne.

Giv dem indblik i, hvad der er blevet identificeret, og hvordan virksomheden planlægger at arbejde hen imod forbedringer.

Når I har foretaget ændringer i organisationen, så følg op med yderligere pulsundersøgelser. Det giver mulighed for at evaluere, om forbedringerne har haft den ønskede effekt.

Brug samtidig resultaterne fra pulsundersøgelserne til at tilpasse og udvikle strategier for medarbejdertrivsel kontinuerligt. Lær af tidligere undersøgelser og justér løbende for at opnå bedre resultater.

Pulsundersøgelser er en måde at åbne dialogen med medarbejderne om deres trivsel. Fortsæt samtalen gennem regelmæssige møder og åben kommunikation for at sikre, at medarbejdernes stemme altid bliver hørt.

At komme i gang med pulsundersøgelser kræver engagement og viljen til at lytte til medarbejdernes perspektiver. Følger du ovenstående trin, er du godt på vej til at opbygge en mere trivselsfokuseret arbejdsplads og skabe positive ændringer for både medarbejdere og virksomhed.