Onboarding- og offboardingundersøgelser: Sådan fastholder du dine medarbejdere

Ved I, hvorfor jeres medarbejdere siger op? Og hvordan jeres nyansatte har det, når de første måneder er gået? De fleste har en fornemmelse, men færre har tallene. I denne artikel ser vi på, hvordan onboarding- og offboardingundersøgelser giver jer et bedre grundlag for at holde på de medarbejdere, I gerne vil beholde. 

I en tid, hvor beskæftigelsen er på sit højeste og konkurrencen om de talentfulde medarbejdere er stor, har organisationernes evne til at fastholde deres medarbejdere stor betydning.

Mangel på arbejdskraft er ikke kun begrænset til specifikke fagområder som IT, lønspecialister eller sygeplejersker. Tværtimod spænder problemet over en bred vifte af jobkategorier og industrier.

Fastholdelse af medarbejdere kan ikke kun reducere omkostningerne ved hyppige ansættelsesprocesser, men det kan også styrke organisationskulturen og fremme kontinuitet og ekspertiseudvikling blandt medarbejderne.

For at opnå dette, er det afgørende at forstå de centrale faktorer, der påvirker en medarbejders beslutning om at forblive i eller forlade en organisation.

I denne artikel udforsker vi vigtigheden af onboarding- og offboardingundersøgelser som en strategisk tilgang til fastholdelse af medarbejdere.

I erhvervslivet er der traditionelt set blevet lagt stor vægt på rekruttering, som en måde til at sikre sin arbejdsstyrke. Virksomheder og organisationer har brugt betydelige ressourcer på at tiltrække kandidater, udvælge de bedste talenter og bringe dem ombord i virksomheden.

Mens rekruttering uden tvivl er afgørende for at opbygge en konkurrencedygtig organisation, bør der i dag være et skifte i fokus fra rekruttering til fastholdelse af de eksisterende, værdifulde medarbejdere.

Fastholdelse er som nævnt vigtigere end nogensinde. For udskiftning af personale er en bekostelig affære – og typisk også dyrere, end mange er opmærksomme på. Måske tænker du: ”Hvor dyrt kan det være… Vi bruger jo bare et par tusinde på et nyt stillingsopslag og anvender en rekrutteringskonsulent i et par timer”?

Men når man ser nærmere på omkostningerne forbundet med at erstatte en medarbejder pga. f.eks. opsigelse, er de omfattende.

Det handler om manglende kontinuitet, øget pres hos kolleger, højere sygefravær, om mistede forretningsmuligheder, kundeflugt, tab af viden, kollegers lavere effektivitet fordi de skal oplære nye kolleger, lavere effektivitet før den nye medarbejder er helt oppe i gear med meget mere.

Derudover er det dyrt at ansætte træne og integrere nye medarbejdere.

Turnover Costs Summary

 *Percentages are rounded to reflect the general range of costs from studies. Costs are loaded to include all the costs of replacing an employee and bringing him/her to the level of productivity and efficiency of the former employee. 

Tabellen ovenfor er angivet på side 69 i Jack Phillips’ bog “Managing Employee Retention” (2003) og viser – på baggrund af omfattende data indsamlet på globalt plan – hvor mange procent af årslønnen det typisk koster at udskifte en medarbejder i de forskellige kategorier.

Hvis vi i en organisation med 1000 medarbejdere kan få blot hver 10. medarbejder til at blive i stedet for at søge job et andet sted, vil der være tale om en besparelse på et betydeligt millionbeløb.

Udgiften til en indsats skal naturligvis ses i lyset af besparelsespotentialet, men hvis det lykkes at fastholde bare én medarbejder årligt, som ellers ville være stoppet, vil det rigeligt omfang dække omkostningen til gennemførelse af systematiske, kvantitative onboarding- og exitundersøgelser.

Fastholdelse af medarbejderne reducerer omkostninger til personaleomsætning og bidrager til økonomisk stabilitet. Derudover er fastholdelse afgørende for at opbygge et stærkt og engageret team.

Når medarbejdere føler sig værdsat og har mulighed for at udvikle sig og avancere inden for organisationen, er de mere tilbøjelige til at yde deres bedste. Medarbejdertilfredshed og engagement har en direkte indvirkning på produktivitet og kvalitet.

Onboarding- og offboardingundersøgelser spiller en central rolle i at flytte fokus fra rekruttering til fastholdelse. Onboarding-undersøgelser giver indblik i, hvordan medarbejdere oplever deres første indtryk af virksomheden, hvilket kan hjælpe med at identificere områder, hvor forbedringer er nødvendige for at øge fastholdelsen. Offboardingundersøgelser tilbyder indsigt i årsagerne til medarbejderafgange, hvilket giver mulighed for proaktivt at tackle problemer og forbedre arbejdsmiljøet.

Det er vigtigt at forstå, at fastholdelse og rekruttering ikke er modstridende, men komplementære. En stærk fastholdelsesstrategi kan øge tiltrækningskraften for potentielle kandidater og reducere behovet for hyppig rekruttering. Virksomheder, der fokuserer på fastholdelse, investerer i deres medarbejderes trivsel og udvikling, hvilket i sidste ende fører til en mere bæredygtig og succesfuld organisation.

Samtalen

Fordele:

• Personlig – medarbejderen oplever, at nogen gider at lytte.
• Giver dybde, fordi I kan spørge ind og få uddybet svarene.
• Kan tilpasses den enkeltes situation.

Ulemper:

• Ikke anonym – og en medarbejer på vej ud pynter ofte på sandheden for ikke at brænde broer.
• Svarene farves af relationen til lederen eller HR.
• Tager tid og er svær at sammenligne på tværs.

Spørgeskemaet

Fordele:

• Kan være anonymt, så det er lettere at sige tingene, som de er.
• Alle får de samme spørgsmål, så I kan se mønstre over tid og på tværs af afdelinger.
• Kan sendes automatisk, så ingen bliver glemt.
  

Ulemper:

• Kan føles upersonligt.
• Det er let at springer over – især når man er ved at stoppe og har travlt med at afslutte.
• Svarprocenten afhænger af, at undersøgelsen bliver sendt ud på det rigtige tidspunkt.

Mange kombinerer de to. Spørgeskemaet giver overblikket og viser, hvor problemerne går igen. Samtalen giver dybden, når I skal forstå, hvad der ligger bag.

I Peoplexact har vi udviklet spørgerammer til onboarding- og offboardingundersøgelser. Spørgerammerne er blevet udviklet på baggrund af en række samarbejder med private og offentlige organisationer, som er lykkedes med at fastholde deres medarbejdere.

Spørgerammerne giver viden om, hvor hvordan medarbejderne oplever modtagelsen i organisationen, men også både årsager til, at den enkelte medarbejder stopper i organisationen, hvad der skal ske fremadrettet, mens der ligeledes spørges konkret ind til det job, som den enkelte medarbejder forlader.

Der er også et spørgsmålsoverlap til Rambølls generiske spørgeramme for medarbejderundersøgelser. Dette er nyttigt ift. netop at belyse forskelle i besvarelser fra medarbejdere, der er nyansatte, har været ansat i længere tid og medarbejdere, der netop er stoppet.